pengantar
Artikel ini memberikan gambaran tentang budaya organisasi, bagaimana budaya itu terbentuk dan tindakan praktis yang dapat dilakukan untuk memahami dan membentuknya. Budaya organisasi yang berlaku memiliki dampak besar pada kemampuannya untuk bereaksi terhadap perubahan kekuatan pasar, mengembangkan layanan dan produk baru yang inovatif atau mengadopsi praktik dan proses yang lebih efisien. User Kami telah menulis makalah ini untuk para manajer di berbagai organisasi yang mencari saran dan informasi praktis untuk membantu mereka menciptakan lingkungan yang memungkinkan mereka untuk berhasil mengadopsi metodologi peningkatan seperti Lean, Six Sigma, dan Perbaikan Berkelanjutan.
Definisi Budaya Organisasi
Budaya organisasi terdiri dari semua nilai, keyakinan, asumsi, prinsip, mitos, legenda, dan norma yang menentukan bagaimana individu dan kelompok orang berpikir, membuat keputusan, dan melakukan. Profesor MIT Edgar Schein, yang dianggap sebagai penemu istilah “Budaya Perusahaan”, menulis dalam bukunya Organizational Culture & Leadership (Edisi ke-2, 1992, Jossey-Bass) bahwa budaya adalah “seperangkat asumsi dasar yang mendefinisikan apa yang kita bayar. perhatian, apa artinya dan bagaimana bereaksi secara emosional terhadap apa yang sedang terjadi.”
Schein melanjutkan dengan menyatakan bahwa budaya organisasi juga akan menentukan tindakan apa yang diambil sebagai reaksi terhadap berbagai situasi. Definisi Schein dengan jelas menunjukkan bahwa seorang manajer yang ingin menerapkan perubahan radikal dari ‘norma’ perlu memahami, mempengaruhi, dan pada akhirnya mengubah budaya yang berlaku.
Definisi populer lainnya tentang budaya adalah definisi sederhana, “Cara kita melakukan sesuatu di sekitar sini.” Definisi sederhana ini menggambarkan realitas bagaimana budaya organisasi memanifestasikan dirinya dalam bentuk perilaku dan pola pikir individu dan kelompok. Serangkaian perilaku kolektif ini juga mempengaruhi strategi, tujuan, dan operasi organisasi sehari-hari.
Sederhananya, budaya organisasi akan berdampak positif atau negatif pada segala sesuatu yang Anda coba lakukan apakah Anda menginginkannya atau tidak.
Menggambarkan Budaya
Budaya organisasi dipelajari dari waktu ke waktu. Ini dapat diajarkan kepada karyawan baru melalui program pelatihan formal tetapi lebih umum diserap melalui cerita, mitos, ritual, dan perilaku bersama dalam tim. Budaya organisasi didefinisikan oleh lima aspek;
– Nilai
Ini menggambarkan cara individu menilai kualitas, aktivitas, atau perilaku tertentu sebagai baik atau buruk dan didasarkan pada bagaimana individu, atau sekelompok individu, memandang organisasi tempat mereka bekerja.
– Keyakinan
Ini mencerminkan pemahaman individu tentang cara kerja tim dan organisasi mereka dan kemungkinan konsekuensi dari tindakan apa pun yang mereka ambil. Misalnya, di beberapa organisasi, orang-orang mematuhi aturan secara kaku karena itulah cara mereka percaya bahwa Anda maju, atau sebaliknya orang menolak mengambil risiko karena mereka percaya bahwa ‘minimalisasi risiko’ adalah cara untuk mengelola suatu proses. Apa yang diyakini seseorang secara langsung mempengaruhi bagaimana mereka berperilaku.
– Mitos
Ini adalah cerita atau legenda persisten yang memberikan petunjuk atau sinyal tentang perilaku yang diharapkan dari anggota tim. Mitos sering didasarkan pada campuran kebenaran dan fiksi dan menjadi hiasan dari waktu ke waktu.
– Tradisi
Ini adalah peristiwa penting berulang yang mencakup hal-hal seperti pesta, acara sosial, perayaan dan kegiatan serupa yang merupakan cara dasar untuk melestarikan nilai-nilai budaya. Tradisi menyoroti kelompok apa yang dijunjung tinggi oleh organisasi.
– Norma
Ini adalah aturan informal yang mendefinisikan pekerjaan sehari-hari individu, seperti aturan berpakaian, kebiasaan kerja, keseimbangan kerja/hidup, gaya komunikasi, dan gosip. Norma jarang, jika pernah, ditulis dan diterima secara diam-diam oleh orang-orang sebagai ‘apa adanya’.
Edgar Schein menggambarkan bagaimana lima aspek budaya yang dijelaskan di atas memanifestasikan dirinya pada tiga tingkat dalam sebuah organisasi.
– Level 3 – Manifestasi & Artefak Permukaan
Ini adalah bentuk budaya yang paling terlihat dan dapat diakses. Norma dan tradisi tim atau organisasi sering menjadi dasar dari tingkat budaya ini dalam hal jargon, bagaimana konflik dikelola, proses pengambilan keputusan, jam kerja, formalitas, kinerja dengan standar, fleksibilitas, dll.
– Level 2 – Nilai yang Dianut
Ini adalah nilai dan aturan perilaku yang dinyatakan dalam tim atau organisasi. Mereka sering dinyatakan dalam istilah kebijakan resmi, pernyataan publik dan instruksi kerja lokal. Mereka dapat ditulis baik untuk menggambarkan apa yang Anda miliki hari ini atau ditulis untuk menggambarkan bagaimana Anda berharap sebuah tim akan bekerja di masa depan.
Contoh pernyataan resmi tentang nilai-nilai organisasi ditunjukkan di bawah ini;
“Kami memperlakukan satu sama lain dengan hormat dan berkomunikasi secara terbuka. Kami mendorong kolaborasi sambil mempertahankan akuntabilitas individu. Kami mendorong ide-ide terbaik untuk muncul dari mana saja di dalam organisasi. Kami menghargai nilai dari berbagai perspektif dan pengalaman.
keahlian ayat.” (Nilai Perusahaan Yahoo)
Nilai bertindak untuk menetapkan arah bersama dan sebagai pedoman untuk perilaku dalam kelompok. Mereka paling sering berasal dari manajemen senior suatu organisasi.
Ada perbedaan antara pernyataan nilai-nilai dan adopsi yang sebenarnya dari mereka. Gadget Logi Mengatasi ‘kesenjangan nilai’ (kesenjangan antara nilai-nilai yang dinyatakan dan bagaimana nilai tersebut diadopsi) dapat memperkuat organisasi, sementara kegagalan untuk mengatasi ‘kesenjangan nilai’ dapat merusak nilai-nilai organisasi yang dinyatakan.
– Level 1 – Asumsi Dasar Bersama
Tingkat terendah dari tiga tingkat yang dijelaskan oleh Edgar Schein menyangkut asumsi yang tidak terlihat, tidak disadari, dan diterima begitu saja yang dipegang oleh individu. Mereka seringkali terintegrasi dengan baik ke dalam dinamika tim sehingga sulit dikenali dari dalam.
Membentuk Apa yang Anda Inginkan
Dalam bagian ini kita perlu mempertimbangkan perbedaan antara budaya organisasi dan iklimnya. Kita dapat membandingkan perbedaan ini dengan menggunakan analogi sehari-hari dengan kepribadian dan suasana hati seseorang. Kepribadian seseorang bersifat abadi dan sulit diubah sementara suasana hatinya dapat berubah berkali-kali dalam sehari. Budaya dalam analogi ini adalah kepribadian organisasi, sedangkan iklim adalah suasana organisasi.
Iklim organisasi juga dapat digambarkan dengan ungkapan, “lingkungan yang diciptakan dalam suatu organisasi untuk mengembangkan dan mendukung budaya peningkatan kinerja”. Definisi ini menunjukkan bagaimana faktor iklim dapat diubah untuk membentuk budaya organisasi.
Satu analogi lebih lanjut yang memberikan wawasan tentang perbedaan antara iklim dan budaya, dan bagaimana iklim mempengaruhi budaya ditunjukkan di bawah ini.
Kami menginginkan bunga yang kuat, berwarna-warni dan terbentuk dengan benar. Bunga mewakili budaya organisasi yang ingin kami ‘tumbuhkan’. Untuk memungkinkan kita menumbuhkan bunga yang indah ini, kita perlu menyediakan benih dengan sejumlah faktor iklim seperti cahaya, panas, air, makanan, nutrisi, dan sebagainya. Jika kita menyediakan benih dengan faktor iklim yang tepat dalam jumlah yang tepat maka kita akan mendapatkan bunga yang kuat yang sangat cocok dengan apa yang kita harapkan. Namun, jika kita menghilangkan sesuatu yang dibutuhkannya atau memberinya terlalu banyak (misalnya air) maka kita berisiko membunuh tanaman atau paling baik menciptakan sesuatu yang tidak memenuhi harapan kita.
Pada dasarnya, perubahan budaya terjadi ketika orang mulai berperilaku berbeda sebagai akibat dari perubahan iklim organisasi.
Ada banyak model berbeda tentang bagaimana budaya organisasi dibentuk oleh iklim yang berlaku. Dalam artikel ini saya telah memilih untuk fokus pada karya Profesor Goran Ekvall. Ekvall yang adalah seorang profesor psikologi organisasi Swedia yang menghabiskan bertahun-tahun menyelidiki faktor iklim organisasi dan bagaimana mereka mempengaruhi kemampuan organisasi untuk menjadi kreatif dan mengadopsi metode dan proses cara baru.
Ekvall mengidentifikasi 10 ‘dimensi’ iklim yang dapat dinilai dan digunakan untuk menentukan tingkat kreativitas, fleksibilitas dan kemampuan untuk mengadopsi perubahan dalam organisasi. Dimensi ini dijelaskan di bawah ini.
– Tantangan
Seberapa tertantang, terlibat secara emosional, dan berkomitmen karyawan terhadap pekerjaan mereka?
– Kebebasan
Seberapa bebas staf Anda untuk memutuskan bagaimana merancang pekerjaan mereka? Ini berbeda dengan orang yang tidak dikelola karena mereka diharapkan bekerja untuk mencapai tujuan organisasi.
– Waktu Ide
Apakah waktu diperbolehkan bagi orang untuk mempertimbangkan cara kerja yang berbeda?
– Dinamisme
Apakah ada energi positif dalam organisasi? Ini berbeda dengan kekacauan, lingkungan yang sangat stres atau energik di mana ada banyak ‘berlarian’ tetapi sedikit hal positif tentang pekerjaan itu.
– Mendukung
Apakah ada sumber daya yang tersedia untuk memungkinkan staf mencoba ide-ide baru? Apakah orang-orang didukung oleh manajer mereka ketika mereka membuat keputusan atau ketika sesuatu terjadi?
– Keterbukaan
Apakah orang merasa aman untuk mengungkapkan pikiran mereka dan menawarkan sudut pandang yang berbeda? Apakah ada kepercayaan antara anggota tim dan antara staf dan manajer?
– Keceriaan
Seberapa santai tempat kerja dan bolehkah bersenang-senang (dalam konteks profesional atau bisnis)?
– Konflik
Sejauh mana orang terlibat dalam konflik antarpribadi atau ‘perang’?
– Debat
Sejauh mana orang-orang terlibat dalam debat yang hidup tentang isu-isu tersebut? Apakah debat suatu topik didorong atau dihindari?
– Mengambil resiko
Apakah tidak apa-apa untuk gagal? Hal ini berbeda dengan kelalaian dan menggambarkan sikap terhadap karyawan yang mencoba hal-hal baru (dengan tujuan meningkatkan kinerja) yang kemudian tidak berjalan sesuai harapan.
Setiap dimensi yang ditentukan oleh Ekvall ada pada skala yang membentang dari ‘Mendukung Peningkatan’ hingga ‘Melemahkan Peningkatan’. Misalnya, Pengambilan Risiko akan diberi skor minus sepuluh jika setiap kali seseorang mencoba melakukan sesuatu yang tidak sesuai dengan ‘norma’ mereka dihukum, apakah hasilnya berhasil atau tidak, dengan skor plus sepuluh untuk satu di mana waktu dan sumber daya dialokasikan untuk memungkinkan orang mengambil risiko secara proaktif dan apakah mereka berhasil atau tidak
akan berkontribusi pada pembelajaran organisasi. Organisasi biasanya ada di antara dua ekstrem ini pada semua 10 dimensi.
Faktor iklim (atau dimensi) pada gilirannya terutama dipengaruhi oleh lingkungan kepemimpinan serta, pada tingkat yang lebih rendah, faktor sekunder seperti sistem dan proses dalam organisasi, ruang kerja fisik, desain proses, peralatan, dll.
Lingkungan kepemimpinan digambarkan dengan hal-hal seperti;
Apa yang juga diperhatikan, diukur, dan dikendalikan oleh para pemimpin
Bagaimana para pemimpin bereaksi terhadap insiden kritis
Bagaimana sumber daya dialokasikan oleh para pemimpin
Peran yang dimainkan oleh para pemimpin dalam mencontohkan perilaku yang efektif dan melatih orang lain
Bagaimana hadiah dan status dialokasikan
Kebijakan dan praktik rekrutmen, seleksi, promosi dan keluar
Kepemimpinan yang efektif sering dikaitkan dengan konsep ‘Kecerdasan Emosional’ seperti yang dipopulerkan oleh Daniel Goleman. Kecerdasan Emosional, atau EI, adalah kemampuan untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengendalikan emosi diri sendiri, orang lain, dan kelompok. Ada sejumlah model EI yang bersaing. Untuk mempermudah, saya melanjutkan deskripsi Goleman tentang kompetensi yang ditampilkan oleh Manajer yang Cerdas Secara Emosional;
– Kesadaran Diri
Kemampuan untuk membaca emosi Anda sendiri dan mengenali kapan emosi tersebut memengaruhi kinerja secara negatif dan kapan ‘insting’ dapat digunakan untuk memandu keputusan.
– Regulasi diri
Ini adalah kemampuan untuk mengendalikan respons emosional Anda, menghindari perilaku impulsif. Pengaturan diri memungkinkan Anda untuk beradaptasi dengan perubahan keadaan dengan tepat.
– Empati
Kemampuan untuk merasakan, memahami, dan bereaksi secara tepat terhadap emosi orang lain.
– Keterampilan sosial
Ini adalah kemampuan untuk berkomunikasi dengan orang-orang, menginspirasi mereka, mempengaruhi mereka dan mengelola konflik secara efektif.
– Motivasi diri
Topik terakhir ini adalah kemampuan untuk tetap termotivasi secara lahiriah bahkan ketika berada di bawah tekanan, lelah atau menghadapi tantangan yang kompleks.
Semakin senior seseorang, semakin penting pula mereka menguasai dan memahami kecerdasan emosional.
Apa yang disoroti bagian ini adalah bahwa Kecerdasan Emosional Pemimpin di semua tingkatan mempengaruhi faktor iklim dalam tim dan organisasi. Pada gilirannya, faktor iklim (atau dimensi) ini membentuk dan membentuk budaya organisasi selama periode waktu tertentu.
Nanti dalam dokumen ini saya akan menguraikan beberapa tindakan praktis yang dapat diambil untuk memahami, merancang dan bergerak menuju budaya perbaikan terus-menerus. Namun, sebelumnya saya telah memberikan anekdot ringan yang menunjukkan bagaimana budaya organisasi dibentuk dan ditularkan dari orang ke orang.
Bisnis Monyet: Anekdot Budaya
Berikut ini adalah pandangan ringan tentang bagaimana budaya tim terbentuk. Tentu saja, eksperimen apa pun yang dilakukan dengan cara yang dijelaskan di bawah ini akan kejam, tetapi sebagai penjelasan sederhana tentang bagaimana budaya terbentuk, kami harap Anda akan memanjakan saya.
Ada tiga monyet di dalam kandang di kebun binatang. Di atap kandang tergantung seikat pisang yang di bawahnya terdapat tangga untuk memudahkan kera memanjat dan mencapai pisang. Salah satu monyet melihat suguhan yang berair dan memutuskan untuk menaiki tangga untuk sampai ke sana.
Begitu kakinya menyentuh tangga, dua kera yang tersisa disemprot air dari selang bertekanan tinggi. Setelah mengambil dan memakan pisang pertamanya, monyet pertama pergi menaiki tangga lagi dan segera teman-temannya kembali basah kuyup. Kali ini kedua monyet yang basah kuyup itu menangkap rekan mereka saat dia menaiki tangga dan menariknya ke tanah sebelum dia bisa mendapatkan pisang lagi.
Tidak butuh waktu lama sebelum ketiga monyet belajar untuk menjauh dari tangga untuk menghindari kemarahan rekan-rekan mereka yang disebabkan oleh basah kuyup yang terkait. Tanpa sepengetahuan monyet, selang bertekanan tinggi kemudian dimatikan tetapi karena monyet tidak lagi mendekati tangga, mereka tidak menyadarinya.
Hari berikutnya monyet keempat diperkenalkan ke grup. Monyet baru ini sama sekali tidak menyadari masalah yang dialami tiga lainnya sehingga ketika dia melihat pisang dia pergi menaiki tangga. Sebelum dia mendekatinya, ketiga monyet lainnya menyerangnya. Setelah mengalami perilaku agresif ini, monyet baru itu juga dengan cepat belajar untuk tidak mendekati tangga.
Waktu berlalu lagi dan monyet kelima diperkenalkan. Saat monyet baru ini menaiki tangga, keempat monyet menyerangnya, termasuk monyet keempat yang tidak pernah mengalami ‘pembasahan’ dan hanya bereaksi terhadap ‘cara yang dilakukan di sekitar sini’.
Akibatnya, monyet-monyet tersebut telah membentuk seperangkat perilaku budaya baru meskipun beberapa dari kelompok tersebut tidak tahu mengapa segala sesuatunya dilakukan sebagaimana adanya.
Pada bagian berikutnya saya akan mengeksplorasi beberapa tindakan praktis yang dapat dilakukan untuk membantu memahami dan membentuk budaya organisasi Anda dan bergerak menuju budaya perbaikan terus-menerus.
Mempersiapkan Peningkatan Berkelanjutan
Di bagian ini saya telah menyoroti delapan tindakan praktis ini
dapat diambil untuk mengembangkan budaya perbaikan terus-menerus.
– Sadarilah budaya Anda saat ini
Anda harus mulai memperhatikan budaya yang ada hari ini, sekarang, segera. Dengarkan bagaimana orang mengekspresikan diri mereka dan kisah yang mereka ceritakan tentang keberhasilan dan kegagalan. Perhatikan nilai-nilai bersama dan perhatikan bagaimana tim berperilaku. Selama beberapa hari ini akan memberi Anda perasaan yang baik untuk ‘keadaan budaya saat ini’ Anda. Ingat, apa pun yang Anda yakini, Anda adalah bagian dari tim dengan sekelompok norma dan perilaku yang mungkin tidak Anda sadari ada kecuali Anda melakukan aktivitas ini.
– Nilai budaya Anda “keadaan saat ini”
Ada kebutuhan untuk mengidentifikasi aspek budaya yang ingin Anda pertahankan dari budaya Anda saat ini, misalnya budaya kinerja yang berfokus pada pencapaian target operasional atau budaya layanan yang berfokus pada penyediaan layanan pelanggan yang luar biasa. Anda juga perlu mengidentifikasi hal-hal yang perlu dilakukan, misalnya ‘norma’ untuk tidak membagikan data kinerja atau menutupi masalah keamanan. Terakhir, Anda perlu mengidentifikasi hal-hal yang hilang, misalnya ‘tanggung jawab individu’ atau kebutuhan untuk mengambil lebih banyak risiko dalam mengembangkan produk dan layanan baru.
– Ciptakan “negara masa depan” budaya
Bayangkan budaya ideal Anda. Tulislah sedetail mungkin. Kelompokkan berbagai elemen yang Anda hasilkan ke dalam atribut umum dan kemudian sesuaikan dengan rekan kerja sampai Anda memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang Anda inginkan dari budaya organisasi Anda di masa depan.
– Bagikan visi
Berkomunikasi secara terbuka, sering dan konsisten. Jelaskan visi budaya Anda dalam surat, email, briefing dan letakkan di papan pengumuman, di buletin dan di mana pun Anda bisa. Jangan takut bahwa Anda akan ‘melebih-lebihkan’ visi Anda karena Anda tidak bisa.
– Sejajarkan pemimpin Anda
Ini adalah kebutuhan bagi para pemimpin untuk melakukan lebih dari sekedar setuju tentang keadaan masa depan. Keselarasan adalah tentang para pemimpin di semua tingkatan ‘menghidupi kondisi masa depan budaya’ untuk organisasi. Anda dan rekan pemimpin Anda harus terus bekerja sama untuk belajar, merefleksikan, dan mengembangkan satu sama lain untuk memungkinkan Anda mendukung budaya baru Anda. Anda menginginkan pemimpin yang dapat mencontoh budaya yang ingin Anda ciptakan. Jika mereka tidak bisa atau tidak mau, Anda mungkin perlu mengubahnya.
– Perlakukan budaya sebagai isu strategis
Budaya mungkin dianggap ‘merah muda dan halus’ tetapi memiliki dampak nyata pada kinerja organisasi. Mengubah budaya dapat mengubah nasib seluruh organisasi dan oleh karena itu merupakan masalah tim manajemen senior dan harus didiskusikan secara teratur pada rapat manajemen.
– Hancurkan hambatan budaya
Banyak dari struktur, kebijakan, prosedur, dan proses Anda akan berdampak negatif pada kemampuan Anda untuk mencapai ‘kondisi masa depan’ organisasi Anda dan Anda perlu memiliki rencana untuk mengatasi hambatan ini. Buat staf Anda menyadari rencana Anda dan nilai-nilai organisasi Anda sesering mungkin.
– Tetap nyata dan terkini
Budaya bisa memakan waktu lama untuk berubah. Merayakan setiap kesuksesan di sepanjang jalan memiliki efek menjaga hal-hal nyata selama ini, Guiade Plantas serta memperkuat perilaku yang Anda inginkan di masa depan. Anda juga harus selalu memperbarui status budaya Anda di masa depan berdasarkan perubahan apa pun di pasar atau lingkungan operasi organisasi Anda.