Aturan Menulis Surat Resmi
Ada beberapa aturan yang berlaku dalam menulis surat resmi yang baik dan benar. Mulai dari kepala surat, kop surat, nomor surat, lampiran, hingga penulisan alamat surat yang benar. Hal tersebut harus diperhatikan agar legalitas surat menjadi kuat.
Penulisan Surat Resmi yang Baik dan Benar
Terdapat beberapa poin penting yang harus kamu ketahui sebelum menulis surat. Beberapa poin tersebut seperti jenis surat yang akan ditulis, cara menulis nama penerima surat, cara menulis alamat surat, dan pola surat.
Berikut ini adalah rincian dari poin penting untuk menulis surat yang benar:
1. Jenis-Jenis Surat
Kamu harus mengetahui berbagai jenis surat sehingga dapat memahami setiap perbedaan sebelum memutuskan untuk menulis. Jenis-jenis surat tersebut adalah sebagai berikut.
- Surat Pribadi: Jenis surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan pribadi sehingga bahasanya tidak perlu baku.
- Surat Dinas: Jenis surat resmi yang dibuat dan dikeluarkan oleh lembaga pemerintah dengan tujuan berbagai keperluan dinas.
- Surat Niaga: Jenis surat yang dibuat oleh perusahaan atau individu untuk tujuan bisnis atau perdagangan.
- Surat Resmi: Jenis surat yang dibuat dan digunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi. Surat resmi biasanya ditulis oleh instansi, lembaga, maupun organisasi.
2. Penulisan Nma Penerima Surat
Hal pertama yang akan ditulis dalam surat adalah nama penerima, sebelum dilanjutkan dengan alamat tujuan. Berikut adalah pembahasan mengenai cara menulis nama surat.
- Pastikan suratmu diawali dengan kata “Yth” diikuti dengan tanda titik.
- Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, penulis surat sebaiknya menuliskan sapaan berupa Bapak, Ibu, Saudara, atau singkatan (Bpk, Ibu, Sdr).
- Jika nama orang yang dituju memiliki gelar akademik di depannya, maka kamu tidak perlu menambahkan sapaan di depannya. Hal ini juga berlaku untuk penerima surat yang memiliki pangkat lain seperti Sersan, Kapten, dan lainnya.
3. Penulisan Alamat Surat
Selanjutnya adalah penulisan alamat tujuan kemana surat kamu akan dikirimkan. Berikut ini adalah ketentuan penulisan alamat surat.
- Kamu dapat menulis alamat tujuan di sisi kiri surat dengan jarak tengah antara halaman surat dan salam pembuka. Menulis di sisi kiri dimaksudkan karena alamat yang panjang dapat dituliskan tanpa dipenggal.
- Menulis alamat surat yang benar tidak diawali dengan kata “Kepada” karena kata tersebut memiliki fungsi sebagai penghubung intra kalimat yang mennyatakan arah. Hal ini juga berlaku untuk penulisan alamat pengirim. Kamu tidak perlu menambahkan kata “Dari” karena kata tersebut merupakan penghubung intra kalimat yang menyatakan asal.
- Perlu dicatat bahwa menulis kata “Jalan” tidak boleh disingkat. Setelah alamat ditulis dengan jelas, lengkapi juga nomor dan kode pos dengan huruf kapital di setiap awal kata. Selanjutnya diikuti dengan nama kota dan provinsi yang juga ditulis dengan huruf kapital di awal kata. Tidak perlu tanda baca apa pun, termasuk garis bawah.
- Jika kamu ingin mengirim surat ke suatu instansi dan nama penerima tidak diketahui, maka kamu dapat menggunakan nama tujuan umum, seperti kata “Pimpinan”, “Kepala”, dan sebagainya.
- Pada alamat surat yang dituju sering menggunakan singkatan “u.p.” yang berarti untuk perhatian. Singkatan ini digunakan di depan nama instansi jika masalah surat dianggap cukup untuk diselesaikan oleh pejabat yang tercantum.
4. Mengetahui Pola Surat
Setelah mengetahui tata cara penulisan nama dan alamat surat itu, selanjutnya akan masuk dalam penulisan isi surat. Sebelum menulis isi surat, kamu harus terlebih dahulu mengetahui pola surat yang ada. Fungsinya agar kamu mengetahui susunan dan letak penulisan surat tersebut.
Berikut ini adalah contoh pola surat:
- Surat Lurus Penuh (Full Block Style): bentuk penulisan yang semuanya dimulai dari sebelah kiri baik tanggal, lampiran, hingga penutup.
- Surat Lurus (Block Style): tidak jauh berbeda dari surat lurus penuh. Perbedaannya hanya dalam penempatan nama jelas, tanggal, nama jabatan, nama instansi, dan salam penutup.
- Surat Setengah Lurus (Semi Block Style): memiliki posisi yang menjorok ke dalam pada setiap alinea baru. Bentuk ini banyak diterapkan pada surat resmi perusahaan.
- Gaya Lekuk:penulisan alamat surat yang tidak rata atau memiliki bentuk seperti tangga. Penulisan pada format ini, setiap alinea baru dimulai sedikit menjorok ke dalam paragraf.
- Surat Menggantung (Hanging Paragraph): penulisan alamat dengan paragraf yang menggunakan rata kiri dengan baris setelahnya sedikit menjorok ke dalam paragraf.
- Surat resmi Indonesia lama : penulisan surat dengan format alamat surat yang ditulis di sisi kanan di bawah tanggal surat.
- Surat resmi Indonesia baru : kombinasi dari bentuk setengah lurus dengan bentuk resmi Indonesia lama. Salam penutu berada di sisi kanan sejajar dengan penulisan tembusan
5. Contoh Penulisan Surat Resmi
Agar lebih memahami bagaimana menulis surat resmi, berikut adalah contoh yang dapat kamu ikuti.
- Ir. Sony Mochtar, M. Si.
Direktur PT Sumber Sentosa
Jalan Ahmad Yani No. 73
Surabaya 60234
- Kepala Departemen Pemasaran
PT Karya Renovasi Gemilan
Jalan Jendral Sudirman 109
Jakarta Selatan 12190
Mari Belajar Penulisan Alamat Surat yang Benar
Dengan menulis surat yang baik dan benar akan memperkuat legalitas surat itu sendiri. Menulis surat yang benar juga dapat menggambarkan profesionalisme Anda dalam komunikasi. Yuk cek kembali cara menulis surat yang kamu lakukan, sudah benar atau belum?